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議事録ノート マニュアル

2 min read

Table of Contents

1ℹ️ 機能概要 #

議事録ノートモジュールは、チームの 会議録音 を構造化された文字記録に変換します。コアフロー：

  1. 録音アップロード → mp3/m4a/mp4/wav/ogg/caf 等対応
  2. AI 文字起こし → 音声を自動でテキスト化（長時間録音は自動分割）
  3. AI 抽出 → タイトル・要約・意思決定・TODO・リスクを自動生成
  4. 感情分析 → 音声トーン ＋ テキスト内容の 2 軸スコア（1-5）
  5. ナレッジ蓄積 → 候補ナレッジを人間が確認後に登録
  6. AI Q&A → ナレッジ ＋ 文字起こしに基づくセマンティック検索 Q&A
スマートフォンでもPCでも利用可能です。スマホからバックエンドにアクセスすると自動でH5モバイルページに遷移します。

2⬆️ 録音アップロード（PC） #

Step 1. 議事録ノートへ移動 #

トップメニューから 議事録ノート を選択し、議事録一覧に入ります。

Step 2. 新規議事録の作成 #

  1. 作成 ボタンをクリック
  2. 基本情報を入力：
    フィールド 必須 説明
    会議日 必須 会議の日付
    場所 任意 会議の場所
    参加者 任意 参加者を選択（完了後に通知が届きます）
    録音ファイル 必須 mp3/m4a/mp4/wav/ogg/caf 対応
  3. 保存 をクリック
[スクショ位置] 新規議事録フォーム画面

Step 3. 文字起こし開始 #

  1. 保存後、上部の 文字起こし開始 ボタンをクリック
  2. 進捗バーが表示されます（0-100%）
  3. 文字起こし完了後、自動で AI 抽出フェーズへ移行
  4. 全て完了すると状態が 完了 に変わります
文字起こしと抽出にはウォレット残高が必要です。残高が十分であることを確認してください。

3 結果の確認 #

3.1 完全なテキスト #

「文字起こし内容」エリアで音声からテキスト化された全文を確認できます。

3.2 AI 抽出結果 #

内容 説明
会議タイトル AI が自動生成した会議テーマ
3 行要約 会議の核心を素早く把握
キーインサイト AI が抽出した重要な観点
意思決定 会議で下された決定（影響レベル：低/中/高）
TODO フォローアップタスク（担当者・期限・優先度付き）
リスク 会議中に言及された潜在リスク
候補ナレッジ 蓄積すべき知識（管理者確認後に登録）

3.3 感情分析 #

  • 音声感情（1-5）：トーン・話速に基づく分析
  • テキスト感情（1-5）：言葉遣い・雰囲気に基づく分析

1 = 非常にネガティブ、3 = 中性、5 = 非常にポジティブ

3.4 TODO フォロー #

TODO は担当者に自動通知（Activity）されます。一覧でチェックボックスを切り替えて完了状態を管理できます。

4 AI Q&A #

  1. 議事録詳細ページで AI Q&A を開く
  2. 質問を入力（例：「予算についての結論は？」）
  3. ナレッジ ＋ 文字起こしから回答を生成
AI Q&A は実際の会議内容に基づいて回答します。1 回の質問でウォレット 1 回分が消費されます。

5 議事録の共有 #

  • 各議事録には 共有リンク が自動生成されます
  • 共有リンクは 読み取り専用（Odoo アカウント不要）
  • リンクに有効期限はありません

6 H5 モバイル #

6.1 アクセス方法 #

  • 自動遷移：スマホでバックエンドにアクセス → H5 へ自動リダイレクト
  • 直接アクセス：/meeting/m/list をブラウザで開く

6.2 モバイル機能 #

機能 操作
議事録一覧 カード形式で一覧表示、スクロール読込み
新規作成 「+」ボタンから録音アップロード ＋ 情報入力
詳細表示 カードタップで詳細へ、タブで要約/決定/TODO/ナレッジを切替
文字起こし開始 詳細ページのボタンから実行、リアルタイムで進捗確認
TODO 切替 チェックボックスで完了/未完了を切替
ナレッジ確認 候補ナレッジの承認（権限が必要）
削除 スワイプまたは削除ボタン

6.3 デバイス自動切替 #

  • スマホ → バックエンド → H5 へ自動遷移
  • PC → H5 リンク → バックエンドへ自動遷移
  • 共有リンク → スマホ/PC 両方 H5（読取専用）

7 データ閲覧範囲 #

  • 自分がアップロードした議事録
  • 自分が参加者として登録されている議事録
  • 「共有」としてマークされた議事録
管理者は全ての議事録を閲覧できます。

8 よくある質問 #

Q1. 対応する録音フォーマットは？ #

mp3、m4a、mp4、wav、ogg、caf。mp3 または m4a を推奨します。

Q2. 文字起こしにかかる時間は？ #

短い録音（20 分以内）は数分で完了。長時間録音は自動分割され、それに応じて時間がかかります。

Q3. 文字起こしが失敗した場合は？ #

  1. 状態が エラー に変わります
  2. リトライ ボタンで再開
  3. 繰り返し失敗する場合は管理者に連絡してください

Q4. ウォレット残高不足の場合は？ #

管理者にウォレットのチャージを依頼してください。

Q5. 候補ナレッジの確認方法は？ #

AI 抽出されたナレッジは「候補」状態です。権限のある方がナレッジ一覧で「確認」をクリックすると正式に登録され、AI Q&A で検索対象になります。

9 管理者設定（管理者専用） #

以下はシステム管理者（group_ec_meeting_manager）向けの内容です。

9.1 文字起こしサービス設定 #

パラメータ 説明 デフォルト
サービス URL Gemini Server の URL http://100.91.121.37:8080
認証トークン Bearer Token 空（要設定）
録音保存先 サーバー上の音声ファイル保存パス /home/odoo_ec/meeting_audio/
分割しきい値 この時間を超える録音を自動分割 20 分
セグメント長 分割後の各セグメント長 15 分
タイムアウト 1 回の文字起こし最大待機時間 900 秒

9.2 LLM 設定 #

会議モジュール専用の LLM モデル（ec_meeting_note.llm_provider_id）を指定可能。未指定時はシステムデフォルトモデルを使用。

9.3 Relay AI 設定（ベクトル検索） #

パラメータ 説明
API URL Dify API ベース URL
API キー Dify API Key
データセット ID ナレッジベースのデータセット ID
検索件数 1 回の検索で返す最大件数（デフォルト 4）
自動同期 確認済みナレッジを Dify に自動同期するか

9.4 ナレッジ審査 #

  1. 議事録詳細で「候補ナレッジ」リストを確認
  2. 内容の正確性・価値を判断
  3. 確認 をクリックして正式登録

9.5 権限管理 #

ロール 権限
一般ユーザー 録音アップロード・自分関連の議事録閲覧・AI Q&A・共有
管理者 システム設定・ナレッジ審査・下書きリセット・全件閲覧

9.6 定期タスク #

タスク 周期 機能
エラー通知 毎日 文字起こし失敗の議事録を作成者に通知
孤立音声クリーン 毎週 レコードに紐付かない音声ファイルを削除
QA ログクリーン 毎週 90 日以上前または 5000 件超のログを削除

9.7 ステータス遷移 #

下書き → 文字起こし中 (5-50%) → 抽出中 (50-90%) → 完了 (100%)

エラー発生時は エラー 状態になります。「リトライ」ボタンで下書きに戻して再開できます。

9.8 ウォレット課金ルール #

操作 課金
文字起こし 録音セグメント数に応じて
AI 抽出 1 回
AI Q&A 1 回

フロー：残高チェック → 操作実行 → 成功後に課金。ウォレットモジュールが利用不可の場合は課金をスキップし正常実行。